京葉ベイエリアG：オンライン会議を実施してみました。

京葉ベイエリアＧでは、14名のG幹部（病欠者を除く）と「新規会員情報や既会員情報（病気・転居等）」の共有化と「会費未納会員対応やＧ新年会運営」の打ち合わせ等を目的に年間6回程度の幹部会（昼食会）を実施しています。

しかしながら、コロナ禍による活動自粛のため2月～5月に全く実施出来ず、特に会費未納会員の状況について情報提供することと対応策を検討する必要がありました。

そのような中で6月中旬にＧ幹部の一人である薮内さんより、「LINE（ライン）によるグループビデオ通話が特別のアプリをインストールの必要もなく、画像や音声の質を問わなければ一番簡単にオンライン会議が出来る。京葉ベイGの場合は参加者6名ながら“京葉ベイ幹部会”のグループラインが既に出来ているので取り敢えずこの6名でスマホによるオンライン会議のテストをやってみませんか？」とのご提案を頂き、6月23日ＰＭ2時からやることを決定しました。

早速、6名の方々にはLINEのグループラインでオンライン会議の予定を連絡し、参加の了解を得ました。更にその後、スマホを使っている他の2名の幹部にもお声をかけて、参加予定者は8名となりました。

薮内さんにお聞きしますと、オンライン会議の準備の為にまず参加予定者と個々に個人間のLINEでビデオ通話を体験してもらい、いきなり自分の顔と家の中が背景に映し出されることに慣れてもらったようです。更にはスマホに自信のない方には3人だけの“ミニグループライン”を作ってLINEのグループビデオ通話を練習されたとのことでした。

さていよいよ当日となりました。

会議資料は各参加者のご自宅のFAX又はパソコンの添付ファイルで直前に送りました。

結果から申し上げると、2名の方はご自宅のWiFiの環境問題等によりLINEに接続できず参加出来ませんでしたが、6名の方が参加出来ました。

6名全員がLINEのグループビデオ通話に揃うのに手間取った上に、音声や画像が途切れたりのトラブルは発生しましたが、何とか1時間で未納者に対してG会長名の手紙を出状させて頂くことと、次回は東京都支部のグループ長会議の後に昼食会抜きで体調に問題のない方に絞ってナマ会議で幹部会を行うことを決めることは出来ました。

もっとも一番嬉しかったのは久しぶりに皆さんが一堂に顔を合わせ声が聴けたたことでした。

初めてのオンライン会議でしたが慣れれば、トラブルも確実に減り充分に会議として使えると思いました。

コロナ感染拡大の終息にはまだまだ時間がかかると思われますのでオンライン会議は安全にコミュニケーションを取れる大きなツールだと思います。他のグループにおかれましてもまずは規模を落としてテスト実施から始められては如何でしょうか？

【 京葉ベイエリアG会長　小方申陽　記　】

 

 

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