事務局：2月17日第2回支部委員会(グループ会長会議)をオンライン会議併用で開催しました。

先月末にホームページにて支部委員の皆様宛に告知しました通り今年度の第２回支部委員会をグループ会長をメンバーとして２月１７日（水）PM１時３０分よりにWi-Fi環境を持つ貸し会議室「マイスペース四谷店」にて開催しました。

コロナ禍でもありZoomによるオンラインでの会議の参加を認める旨を事前案内にてご連絡しましたところ、７名のグループ会長と支部役員１名（奈良県在住）の計８名がオンライン参加となりました。一方、会場にお集まり頂いたのは2名のグループ会長と6名（グループ会長兼務者４名含む）の支部役員の計８名となりました。（注：２名のグループ会長が欠席となりました。）

オンライン参加者には、会議開始３０分前のPM１時より自宅で待機頂き、事務局担当者が順次お一人ずつご連絡を取りながらZoomに参加頂いたので２５分ほどかかりましたが、無事全員が開始時刻前に揃うことが出来ました。

なお、会議の進行役及び会議資料説明役の支部役員３名もパソコンを会場に持ち込んでオンライン会議に参加しましたのでZoom画面には総勢11名のお顔が並びました。

さて今回の会議内容についても以下簡単にご報告させて頂きます。詳しい内容を知りたい方は所属のグループ会長にお問い合わせ願います。

まず２０２０年度の事業報告として①コロナ禍で会議（総会を含む）の運営を全て特別対応させて頂いたことと②コロナ禍でグループ活動・同好会活動が出来ない中で東京都支部としての一体感を少しでも醸成させるべく事務局としても会報「大江戸だより」のカラー版化やホームページ及びZoomのスマホ操作研修会を実施したことを報告させて頂きました。

次に２０２１年度の事業計画案としてコロナ禍がある程度収まった場合を前提にしていることを冒頭におことわりした上でグループ組織の充実や同好会活動の活発化への取組策等をご説明させて頂きました。特に5月の総会についてはコロナ禍により開催中止となった場合は下期に懇親会のみの開催を検討することも付言させて頂きました。

次に２０２０年度の予算収支見込みでは上述の事業報告の通りコロナ禍で会議予算（交通費等）がかなり低く収まった一方で当初予定になかった一体感醸成への取組により関係予算が超過したこと等を説明させて頂きました。

最後に２０２１年度予算収支計画につきましては、上述の事業計画を踏まえてコロナ禍がある程度収まったことを前提にほぼ例年通りの内容にさせて頂いたこと等を報告させて頂きました。

ご参加頂いたグループ会長方からは「総会が中止になった場合に総会決議事項の承認を支部委員への書面配布で対応することを規定化してはどうか」、「総会の実施可否を当年度内に判断して、新年度事業計画に下期の懇親会を当初から明記してはどうか」等ご参考となる意見を頂き、支部事務局としても前向きに検討させて頂く旨ご回答させて頂きました。

以上が第２回の支部委員会のご報告となりますが、今回初めてZoomによるオンライン会議の形で実施させていただきましたので、その感想についてもついでながらご報告させて頂きます。

まず、オンライン会議に参加した11名の内３名のグループ会長はZoom研修会を受講されていない方であることに驚きました。事情を確認したところ、支部事務局（薮内HP担当部長）より事前提供したZoomの教材やご自分で見つけたYouTubeの初心者向けZoom指導映像を参考にしてZoomアプリのダウンロードを済ませた上で、支部事務局が指定した日（2月6日）に模擬ミーティングを１回体験されただけとのことでした。

これは支部事務局が用意する東京都支部専用のZoomのミィーティングルーム（ネット上の仮想会議室）に入室するのに必要な「ID（アイディ）」と「パスコード」が固定されていることから、模擬ミーティングを体験さえしていれば簡単に本番の会議にも参加出来ることが大きな要因となっているようです。

また11名参加しましたが、資料説明する人及び意見や質問を述べる人が一人一人明確であったことから声がダブってしまうことがなく聴きやすく、資料を事前に配布さえしておけば実際の会議に遜色のない会議運営が出来ることを認識しました。

既に東京都支部のいくつかのグループや同好会においてはZoomによるオンライン打合せや飲み会を実施しているようですが、実施されていないグループ及び同好会におかれましてもグループ会長又は同好会代表が中心となってZoomのご利用を前向きにご検討頂ければと思います。

【 事務局：委員長　続谷恵二　記 】